El tiempo es el activo más poderoso con el que contamos y el único recurso no renovable de la humanidad, por lo menos hasta que la máquina del tiempo sea inventada,. Sin embargo, éste es también el recurso más desperdiciado, sobre todo en las grandes ciudades dónde supuestamente más escasea, dónde todo mundo se queja de la falta de tiempo y dónde todo mundo lo derrocha.
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.
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ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON: · Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. · Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias a un emprendedor. · Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. · No se puede atrapar, detener o regresar. · Es lo más valioso que tienen los individuos. · Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO: · Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. · Está comprobado que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados. · Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad. · El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad. · Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. · Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones. · El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado.
LOS PROBLEMAS MÁS COMUNES QUE TIENEN LA MAYORÍA DE LOS EMPRENDEDORES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO SON: · Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes. · También sucede que algunos emprendedores no saben decir "no" a las distracciones externas. · Confunden prioridades. · Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. · Dejan las anotaciones del registro de cómo se va utilizar el tiempo para el final del día. · No se preocupan por registrar los compromisos y actividades. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias. · La falta de la planeación del tiempo · Algunos emprendedores se oponen al registro y control del tiempo.
CONTROLE SU TIEMPO
Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo. Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo:
· Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades. · Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. · Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. · Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser: o Sobrecargar su horario o Asumir tareas de otros o Perdedores de tiempo (controlables).
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OR ORGANIZAR EL TIEMPO
1.-Utiliza una agenda semanal o mensual para tener una idea global de tu tiempo disponible y de tus actividades.
2.-Planifica cada día incluyendo todas las actividades previstas para la jornada. No marques sólo el tiempo dedicado al trabajo.
3.-Agenda tus compromisos, colocándoles no sólo la hora de comienzo sino también la de finalización. Procura atenerte a ambas.
4.-Cumple con lo que has previsto para cada jornada. Si has planificado correctamente, contarás con el tiempo suficiente para realizarlo.
5.-Incluye en tu plan semanal un espacio dedicado al ocio y al esparcimiento. No consideres estas actividades como una "pérdida de tiempo".
6.-Actúa con velocidad y eficacia, pero no intentes correr todo el tiempo. Una cuota de creatividad es necesaria para flexibilizar y encontrar nuevas soluciones en el menor tiempo posible.
7.-Cuida los minutos para aprovechar las horas. No desestimes los minutos que te quedan libres entre una y otra actividad. Ni tampoco "redondees" el tiempo haciendo coincidir la hora de finalización de una acción con el comienzo de otra, especialmente si debes desplazarte de un lugar a otro.
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ENEMIGOS DEL TIEMPO ENEMIGOS DEL TIEMPO
Obstáculos y trampas: Enemigos del tiempo
· La verborrea · Repeticiones inútiles · Lenguaje confuso y ambigu · El desorden · La indecisión · Hablar mucho, pensar poco. · Realizar cosas sin propósitos ni objetivos · Formulismos muertos y vacios Enemigos externos
· Teléfono · Visitas inesperadas · Urgencias · Incapacidad de las personas que nos rodean · Falta de comunicación · Exceso de reuniones
Enemigos internos · No saber decir que no · No saber delegar · Subestimar capacidades propias · Aplazar cosas · Confusión y desorden en el sitio de trabajo · Tensión y preocupaciones · Falta de motivación
ADMINISTRACION DE TIEMPO.
El tiempo es sin duda alguna el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en múltiples aspectos de la vida. Una de las cosas más interesantes que he aprendido en el entorno empresarial es que los grandes empresarios son comúnmente excelentes administradores del tiempo.
Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el último minuto al día. Stephen Covey, una de las autoridades más reconocidas internacionalmente en cuanto a liderazgo se refiere, explica que la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer más cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se trata de concretar lo que es más importante. 7 CCLAVES PARA ORGANIZAR EL TIEMPO.
1.- Utiliza una agenda semanal o mensual para tener una idea global de tu tiempo disponible y de tus actividades. Advertirás que agrupamientos de actividades serían los más efectivos para ahorrar tiempo de viajes o de traslado, trámites pasibles de realizar simultáneamente, actividades que podrían superponerse sin perder eficacia. Por ejemplo, tomar una mañana al mes para realizar todos los trámites bancarios, concurrir al odontólogo, en tanto limpian tu automóvil en un lavadero vecino, realizar tu propio chequeo médico cuando acompañas a tu pareja o a tus hijos al suyo.
2.- Planifica cada día incluyendo todas las actividades previstas para la jornada. No marques sólo el tiempo dedicado al trabajo. Dejar gran parte de tus actividades libradas a la improvisación, la memoria, el azar o la suerte suele ser muy divertido, si te lo permites ocasionalmente, pero si lo conviertes en tu estilo de vida, estarás supeditado a hechos fortuitos, y tu tiempo se esfumará.
3.- Agenda tus compromisos, colocándoles no sólo la hora de comienzo sino también la de finalización. Procura atenerte a ambas.
4.- Cumple con lo que has previsto para cada jornada. Si has planificado correctamente, contarás con el tiempo suficiente para realizarlo. Si surge un inconveniente no considerado que te obliga a postergar algún compromiso, reacomoda tu agenda para concretarlo, apenas te sea posible.
5.- Incluye en tu plan semanal un espacio dedicado al ocio y al esparcimiento. No consideres estas actividades como una "pérdida de tiempo". Por el contrario, verás que reconocer y valorar el tiempo disponible enriquecerá tu vida personal, te fortalecerás y volverás más tonificado y mejor predispuesto a la actividad laboral.
6.- Actúa con velocidad y eficacia, pero no intentes correr todo el tiempo. Una cuota de creatividad es necesaria para flexibilizar y encontrar nuevas soluciones en el menor tiempo posible. Sin embargo vivir "acelerado" permanentemente, sólo te expondrá al stress y a la enfermedad. No confundas velocidad con apuro. Dedica a cada cosa el tiempo que realmente necesita.
7.- Cuida los minutos para aprovechar las horas. No desestimes los minutos que te quedan libres entre una y otra actividad. Ni tampoco "redondees" el tiempo haciendo coincidir la hora de finalización de una acción con el comienzo de otra, especialmente si debes desplazarte de un lugar a otro. Permitirte atrasos por mala planificación horaria, sólo disminuirá tu rendimiento a medida que transcurra el día. Además, te expondrás a no contar con el tiempo necesario para las últimas actividades de tu agenda.
IMPORTANTE. Recuerda que el tiempo sólo puede ser gestionado o perdido, pero nunca recuperado. Organiza inteligentemente tus actividades para sacarle al tiempo el mayor provecho posible.
ENEMIGOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO.
Falta de objetivos bien delimitados. Cuando no sabemos a dónde vamos o no estamos seguros de lo que queremos obtener cada día tanto en nuestro trabajo como en nuestras casas, podemos pasar mucho tiempo yendo de un lado para otro o perdiendo la concentración. Lo anterior se traduce en cansancio y disminución de productividad.
No saber priorizar entre lo que es importante y lo que es urgente. Uno de los errores más frecuentes en que incurrimos sin darnos cuenta consiste es confundir las cosas que demandan nuestra atención inmediata (como llamadas y visitas inesperadas, interrupciones, etc.), con las actividades más importantes (como la orden del día, el documento que debe redactar, el proyecto que debe terminar, etc.)
Gestión deficiente de la propia agenda, tanto de trabajo como personal. Cuando no contamos con una agenda, o la tenemos pero es insuficiente y desordenada podemos olvidar realizar ciertas actividades a las horas pertinentes y terminamos realizándolas fuera de tiempo. Lo anterior nos impide juntar dos o más encargos que podían haberse resuelto de manera simultánea o consecutiva. Así pues, si en un día teníamos que ir al banco y al supermercado, al llevar una buena agenda podemos saberlo desde un principio y realizar ambas diligencias en una misma salida.
Poco reconocimiento de las propias debilidades. A veces cuesta trabajo pensar que no podemos hacerlo todo. Muchos tendemos a pensar que somos capaces de realizar un sinnúmero de tareas y olvidamos que somos vulnerables al cansancio y al estrés, que, en última instancia, nos imposibilitan llevar a cabo eficientemente nuestras actividades.
Hábitos obsoletos. También puede suceder que la rutina nos lleve a utilizar métodos y patrones de trabajo muy rígidos que no se adaptan a todas las tareas. Es importante innovar. Probar diferentes estrategias para realizar nuestras tareas cotidianas no sólo da variedad a nuestro día sino que también nos permite encontrar, por medio del experimento, la forma más adecuada para lidiar con tal o cual actividad o problema.
Comunicación ineficaz. Por último, pero no por eso menos importante, hay que tomar en cuenta la comunicación. Si no transmitimos la información adecuadamente es posible que los que están a nuestro alrededor realicen una tarea incorrecta, lo cual derivará en volver a explicar la instrucción y se habrá perdido tiempo. Es mejor invertir un poco más en explicar claramente lo que queremos decir y hacer preguntas para verificar que hemos sido comprendidos.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva. La administración del tiempo es determinar cómo usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible. Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para nuestra vida. Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:
ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO La manera en que empleamos nuestro tiempo es una cuestión de hábitos. Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc. ALGUNAS TÉCNICAS PARA ORGANIZAR EFICAZMENTE EL TIEMPO · Crea un espacio para ti, libre de distracciones (teléfono, compañeros de piso, televisión, etc.) y comprométete a permanecer allí trabajando por periodos de entre 1 y 2 horas. · Reconoce que tus obligaciones son tan importantes como las necesidades y requerimientos de los demás. Establece límites en cuanto a que te interrumpan o alteren tu horario de trabajo. · Diseña un horario personal de trabajo, y utiliza un calendario visible. Puedes seguir estas pautas: 1. Haz una lista de todos los trabajos, exámenes y entregas con sus respectivas fechas. 2. Divide las tareas complejas en fases o sub-tareas, con objetivos más fáciles de alcanzar, y asigna fechas límite para completarlas. 3. Prioriza tus actividades. Ordena lo que debes hacer según su importancia. 4. Evalúa tu progreso en esas sub-tareas. Si surge un problema intenta solucionarlo rápidamente. Si es necesario, reconsidera tus propias fechas límite. 5. Identifica tus horas de mayor energía. Planifica las tareas y actividades que exigen mayor esfuerzo durante las horas en las que tienes más energía, y reserva tus horas de menos energía para el descanso y las actividades más relajadas, como por ejemplo hacer la colada. 6. Planifica tu tiempo hora por hora. Recuerda incluir tiempo diario de sueño, comidas, vida social y un poco de ejercicios y/o relajación. Es importante que elabores un horario realista. 7. Sé razonable en lo que esperas de ti mismo. Expectativas perfeccionistas o sumamente estrictas pueden hacer que te rebeles o pueden sabotear tu progreso. 8. Prueba el horario que has diseñado. Como estás intentando algo nuevo, es lógico y recomendable ajustarlo tras ponerlo a prueba por una semana. 9. Recompénsate por el trabajo bien hecho y por cumplir el horario. Te ayudará a no sentir resentimiento hacia la tarea hecha y hacia lo que aún te queda por hacer.
ENEMIGOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:
Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.
Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo
Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.
Para enfrentar a los ladrones del tiempo tomar los siguientes consejos:
Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.
Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.
Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, por que tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.
Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.
Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada.
Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de termino.
Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compañeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar, ganar, sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización.
Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la actualidad, revisar y responder correos electrónicos quinta mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora.
Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo.
Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.
ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:
· Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
· Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias a un emprendedor.
· Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
· No se puede atrapar, detener o regresar.
· Es lo más valioso que tienen los individuos.
· Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:
· Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
· Está comprobado que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
· Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
· El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad.
· Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
· Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones.
· El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado.
LOS PROBLEMAS MÁS COMUNES QUE TIENEN LA MAYORÍA DE LOS EMPRENDEDORES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO SON:
· Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
· También sucede que algunos emprendedores no saben decir "no" a las distracciones externas.
· Confunden prioridades.
· Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
· Dejan las anotaciones del registro de cómo se va utilizar el tiempo para el final del día.
· No se preocupan por registrar los compromisos y actividades. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
· La falta de la planeación del tiempo
· Algunos emprendedores se oponen al registro y control del tiempo.
CONTROLE SU TIEMPO
Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo. Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo:
· Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.· Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana.
· Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico.
· Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:
o Sobrecargar su horario
o Asumir tareas de otros
o Perdedores de tiempo (controlables).
OR
ORGANIZAR EL TIEMPO
ENEMIGOS DEL TIEMPO
ENEMIGOS DEL TIEMPO
Obstáculos y trampas: Enemigos del tiempo
· La verborrea
· Repeticiones inútiles
· Lenguaje confuso y ambigu
· El desorden
· La indecisión
· Hablar mucho, pensar poco.
· Realizar cosas sin propósitos ni objetivos
· Formulismos muertos y vacios
Enemigos externos
· Teléfono
· Visitas inesperadas
· Urgencias
· Incapacidad de las personas que nos rodean
· Falta de comunicación
· Exceso de reuniones
Enemigos internos
· No saber decir que no
· No saber delegar
· Subestimar capacidades propias
· Aplazar cosas
· Confusión y desorden en el sitio de trabajo
· Tensión y preocupaciones
· Falta de motivación
ADMINISTRACION DE TIEMPO.
El tiempo es sin duda alguna el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en múltiples aspectos de la vida. Una de las cosas más interesantes que he aprendido en el entorno empresarial es que los grandes empresarios son comúnmente excelentes administradores del tiempo.
Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el último minuto al día. Stephen Covey, una de las autoridades más reconocidas internacionalmente en cuanto a liderazgo se refiere, explica que la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer más cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se trata de concretar lo que es más importante.
7 CCLAVES PARA ORGANIZAR EL TIEMPO.
IMPORTANTE.
Recuerda que el tiempo sólo puede ser gestionado o perdido, pero nunca recuperado. Organiza inteligentemente tus actividades para sacarle al tiempo el mayor provecho posible.
ENEMIGOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO.
Falta de objetivos bien delimitados. Cuando no sabemos a dónde vamos o no estamos seguros de lo que queremos obtener cada día tanto en nuestro trabajo como en nuestras casas, podemos pasar mucho tiempo yendo de un lado para otro o perdiendo la concentración. Lo anterior se traduce en cansancio y disminución de productividad.
No saber priorizar entre lo que es importante y lo que es urgente. Uno de los errores más frecuentes en que incurrimos sin darnos cuenta consiste es confundir las cosas que demandan nuestra atención inmediata (como llamadas y visitas inesperadas, interrupciones, etc.), con las actividades más importantes (como la orden del día, el documento que debe redactar, el proyecto que debe terminar, etc.)
Gestión deficiente de la propia agenda, tanto de trabajo como personal. Cuando no contamos con una agenda, o la tenemos pero es insuficiente y desordenada podemos olvidar realizar ciertas actividades a las horas pertinentes y terminamos realizándolas fuera de tiempo. Lo anterior nos impide juntar dos o más encargos que podían haberse resuelto de manera simultánea o consecutiva. Así pues, si en un día teníamos que ir al banco y al supermercado, al llevar una buena agenda podemos saberlo desde un principio y realizar ambas diligencias en una misma salida.
Poco reconocimiento de las propias debilidades. A veces cuesta trabajo pensar que no podemos hacerlo todo. Muchos tendemos a pensar que somos capaces de realizar un sinnúmero de tareas y olvidamos que somos vulnerables al cansancio y al estrés, que, en última instancia, nos imposibilitan llevar a cabo eficientemente nuestras actividades.
Hábitos obsoletos. También puede suceder que la rutina nos lleve a utilizar métodos y patrones de trabajo muy rígidos que no se adaptan a todas las tareas. Es importante innovar. Probar diferentes estrategias para realizar nuestras tareas cotidianas no sólo da variedad a nuestro día sino que también nos permite encontrar, por medio del experimento, la forma más adecuada para lidiar con tal o cual actividad o problema.
Comunicación ineficaz. Por último, pero no por eso menos importante, hay que tomar en cuenta la comunicación. Si no transmitimos la información adecuadamente es posible que los que están a nuestro alrededor realicen una tarea incorrecta, lo cual derivará en volver a explicar la instrucción y se habrá perdido tiempo. Es mejor invertir un poco más en explicar claramente lo que queremos decir y hacer preguntas para verificar que hemos sido comprendidos.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva. La administración del tiempo es determinar cómo usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible.
Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para nuestra vida.
Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:
ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
La manera en que empleamos nuestro tiempo es una cuestión de hábitos. Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.
ALGUNAS TÉCNICAS PARA ORGANIZAR EFICAZMENTE EL TIEMPO
· Crea un espacio para ti, libre de distracciones (teléfono, compañeros de piso, televisión, etc.) y comprométete a permanecer allí trabajando por periodos de entre 1 y 2 horas.
· Reconoce que tus obligaciones son tan importantes como las necesidades y requerimientos de los demás. Establece límites en cuanto a que te interrumpan o alteren tu horario de trabajo.
· Diseña un horario personal de trabajo, y utiliza un calendario visible.
Puedes seguir estas pautas:
1. Haz una lista de todos los trabajos, exámenes y entregas con sus respectivas fechas.
2. Divide las tareas complejas en fases o sub-tareas, con objetivos más fáciles de alcanzar, y asigna fechas límite para completarlas.
3. Prioriza tus actividades. Ordena lo que debes hacer según su importancia.
4. Evalúa tu progreso en esas sub-tareas. Si surge un problema intenta solucionarlo rápidamente. Si es necesario, reconsidera tus propias fechas límite.
5. Identifica tus horas de mayor energía. Planifica las tareas y actividades que exigen mayor esfuerzo durante las horas en las que tienes más energía, y reserva tus horas de menos energía para el descanso y las actividades más relajadas, como por ejemplo hacer la colada.
6. Planifica tu tiempo hora por hora. Recuerda incluir tiempo diario de sueño, comidas, vida social y un poco de ejercicios y/o relajación. Es importante que elabores un horario realista.
7. Sé razonable en lo que esperas de ti mismo. Expectativas perfeccionistas o sumamente estrictas pueden hacer que te rebeles o pueden sabotear tu progreso.
8. Prueba el horario que has diseñado. Como estás intentando algo nuevo, es lógico y recomendable ajustarlo tras ponerlo a prueba por una semana.
9. Recompénsate por el trabajo bien hecho y por cumplir el horario. Te ayudará a no sentir resentimiento hacia la tarea hecha y hacia lo que aún te queda por hacer.
ENEMIGOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO
Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:
Para enfrentar a los ladrones del tiempo tomar los siguientes consejos: